As categorias em que as informações (ou assuntos) são agrupados são denominados como newsgroup, organizados de forma hierárquica, partindo do tipo de atividade até o assunto propriamente dito (por exemplo, rec.misic.classic refere-se a música clássica, da atividade música, que é uma atividade recreativa); esses grupos podem ser livres (quando não há controle sobre as informações envolvidas), ou moderados (quando há uma triagem dessas informações antes da publicação.
Não existe um catálogo único de todos os grupos existentes pois existem grupos relacionados a assuntos de interesse local apenas; a unidade que compõem um newsgroup é denominada como artigo, cujo formato é bem semelhante ao das mensagens do sistema do correio eletrônico; assim, o serviço NetNews permite que os usuários a partir da seleção de um ou mais grupos de seu interesse, possam participar desses grupos, desde a simples leitura de artigos até o envio de artigos próprios ou resposta a outros artigos.
Os artigos referentes a um dado assunto são enviados a um dado endereço, a partir do qual são distribuídos para programas servidores espalhados pela Internet (News Servers), de acesso ,público ou não, que trabalham em colaboração entre si (newsfeed0; os usuários pode ter acesso a esses artigos acessando a um desses servidores via um programa cliente (News Reader).
Tanto a subscrição de um usuário a um grupo quanto o controle dos artigos lidos são feitos pelo programa News Reader, de forma que o servidor ao qual o usuário possui permissão de acesso apenas disponibiliza os artigos pertinentes aos grupos de interesses de sua comunidade de usuários; tal disponibilização é temporária, isto é, os artigos possuem uma data de expiração.
O envio de artigos para um dado grupo (news posting) normalmente é feito da mesma forma com que se envia correspondência a uma lista de discussão de correio eletrônico, sendo que existem programas que executam a transferência de um artigo de lista de discussão para um newsgroup (mail-to-news gatways).